Aprenda como o mapeamento de processos pode organizar uma empresa e aumentar as vendas de forma eficiente

O mapeamento de processos é importante para quem busca organizar os fluxos dentro de uma empresa. Mas como um mapa de processos ajuda o empresário a se organizar e conquistar mais vendas? Vem cá que a gente mostra!

De acordo com dados do Sebrae, 27% do Produto Interno Bruto (PIB) do Brasil vem de micro e pequenas empresas e, mesmo com a crise que arrasa o país desde 2010, esses pequenos negócios continuam crescendo.

Esse crescimento é reflexo, além de questões externas como a economia, do desenvolvimento feito em organização de processos internos para se precaver diante de possíveis problemas.

Para isso é criado todo um esquema no qual as empresas estão direcionadas a encontrar soluções lógicas e rápidas para qualquer setor.

É preciso saber, também, que existem entradas, saídas, clientes e fornecedores no mapeamento de processos que precisam ser analisados com cuidado, mas isso vamos ver mais para frente.

Agora você precisa focar em: como montar esse tipo de organização dentro de uma empresa?

Neste artigo você vai aprender um pouco mais sobre como mapear processos dentro de um negócio para que você mantenha sempre tudo organizado internamente e, assim, possa vender mais com a otimização do tempo.

Confira nossos tópicos que separamos para esse assunto:

O que é mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é uma técnica geral utilizada por empresas para entender de forma clara e simples como um negócio está operando, com o objetivo de identificar informações, fluxos, competências e capacidades.

Esse é um tema muito ligado a gestão de empresas pois é extremamente necessário organizar os processos de um negócio para que haja o sucesso.

Desse modo fica fácil entender quando um especialista diz que uma empresa é feita de métodos, afinal, sem processo não tem trabalho.

Quanto mais a empresa aplica uma gestão consciente do mapeamento de processos, maior será a chance de inovar dentro da sua área.

Por isso o mapeamento de processos é uma forma de gestão e organização de todas essas técnicas e normas internas de uma empresa.

Ou seja, se você possui uma empresa e procura organizar alguns pontos, faça uma análise de como deveriam ser os processos dentro do negócio para facilitar o seu trabalho de seus funcionários.

Mas o que são esses processos?

Simples!

São as regras e normas para executar uma atividade ou função dentro da empresa, como por exemplo:

• Os processos de venda;
• Os processos de atendimento;
• Os processos de infraestrutura;
• Os processos de recrutamento e seleção.

Esses são os principais tipos de processos que precisam ser mapeados dentro de um negócio, é claro que não são os únicos, mas são os mais importantes.

Eles são necessários para controlar quais serão as maneiras de trabalhar de cada setor da empresa.

Bom, você já conhece o que é mapeamento de procedimentos internos, agora é preciso entender o motivo de usá-lo no seu negócio.

Por que o mapa de processos é importante?

O mapeamento de processos organiza os passos necessários para que uma área na empresa possa funcionar de forma controlada, sem dar espaço para falhas.

O objetivo é sempre manter uma empresa produzindo com os procedimentos organizados.

Com a melhoria dos processos internos em um negócio é possível alcançar as metas de uma empresa dentro do setor de vendas por exemplo e, com isso, obter mais crescimento.

Além disso, com o mapeamento a empresa consegue inovar com produtos, serviços e até mesmo no atendimento aos clientes.

Para isso basta olhar para o princípio fundamental do mapeamento: organização e controle.

Com organização é possível inovar na forma como os produtos são produzidos e entregues aos clientes e isso dá maior chance de controle interno na empresa, facilitando as relações entre colaboradores e clientes.

É por motivos como esses que o mapeamento de processos auxilia uma empresa em momentos de crise. Isso é muito importante dentro da organização de um negócio!

Até porque os maiores problemas de uma empresa podem estar relacionados a um mal desenho na execução dos processos internos.

Quando isso acontece, é importante redefinir seus processos e analisar em quais áreas estão ocorrendo problemas e depois tentar melhorá-los.

Mas, como montar um modelo de processos como esse dentro de uma empresa?

Calma, a gente vai te explicar!

Como mapear processos na empresa em 5 passos?

Para saber como mapear processos dentro da sua empresa é necessário pensar de maneira estratégica no fluxo de informações e procedimentos internos.

No entanto, é importante saber que cada processo precisa ser mapeado de forma individual e para que não interfira no desempenho de um negócio.

Separamos uma lista de pontos importantes a serem analisados na hora de fazer a organização de metodologias. Confere aí!

1. Motivo do mapeamento de processos

Essa é sua primeira missão quando pensar em fazer o mapa de processos.

É preciso saber os motivos que levariam você a melhorar os processos internos da empresa, para isso é necessário conhecer quais são as falhas para que depois sejam feitas as organizações.

Você não vai querer que sua equipe de vendas perca clientes importantes porque você não projetou corretamente os processos desde a divulgação dos produtos até a venda efetiva, não é?

É justamente para evitar problemas dentro das áreas mais importantes de uma empresa que o mapeamento de processos existe.

Por isso, saiba quais são as áreas da empresa que precisam de melhorias e mais organização e monte um fluxograma no qual todo o conjunto dos processos fique claro.

2. Quais são as saídas do processo?

As saídas do processo são o resultado de toda a organização feita antes.

Para entender melhor, pense neste exemplo: você monta um fluxo para garantir que seus funcionários sigam todos os processos antes de qualquer ação.

As saídas são a etapa final desse fluxo organizacional, são informações relacionadas a determinados estudos.

É preciso saber que nem sempre essas saídas são a entrega de um produto ao cliente. Podem ser gráficos, dados, resultados etc.

As saídas mostram quais são os setores da organização que estão funcionando de forma esperada dentro da empresa!

3. Quais são as entradas do processo?

As entradas dentro de um mapeamento de processos são todos os elementos que se modificam por algum motivo para agregar valor ao fluxo de trabalho.

Como assim?

Esses são todos os processos que se modificam durante um mapeamento, como os dados incluídos em uma planilha, novas formas executar uma tarefa, caminhos diferentes a seguir durante a programação de um novo software etc.

As entradas podem ser matérias-primas, dados, produtos já finalizados que passarão por outras alterações, mão-de-obra nova etc.

Elas são indispensáveis para que possam existir as saídas no mapeamento de recursos, afinal, sem entradas é claro que não há saídas.
Quem é o cliente do processo

Vai parecer estranho dizer isso, mas o maior beneficiado com o seu mapeamento de processos não é a empresa!

Na verdade, o maior beneficiado com esse processo é o cliente!

Cliente?

Ué, não foi dito lá em cima que o mapeamento de processos tem a finalidade de organizar internamente para conquistar melhores resultados? O que o cliente tem a ver com isso?

O cliente de um mapeamento de processos é aquele que será beneficiado com essa organização interna.

Esse cliente pode ser uma equipe inteira, por exemplo!

Nesse caso a organização de processos tem o objetivo de facilitar a vida do cliente, ou seja, daquele que se beneficia com toda essa organização.

Assim, o “cliente” não necessariamente é aquele que consome algo da sua empresa, pode ser apenas um grupo de pessoas dentro da empresa que precisam de ajuda com a organização de alguns processos.

Por exemplo:

Você possui um negócio que presta serviços de TI, e a sua equipe de pós-venda precisa entrar em contato com o cliente alguns dias depois do serviço para saber se tudo está conforme o planejado.

Você cria um mapeamento para organizar os temas que serão tratados nesse contato, como quais serviços foram prestados, quando foi feito, se já voltou a normalidade e se ainda existem problemas, (não necessariamente nessa ordem).

O “cliente” desse processo é tanto o atendente responsável pelo contato, que acaba se beneficiando com o processo de ligação e obtenção das informações, quanto a pessoa que contratou os serviços da empresa.

4. Quais os fornecedores do processo

Pensando de uma forma lógica, se existem as entradas que são os elementos que iniciam um mapa de processos para depois se iniciar os processos de saída, os fornecedores são aqueles que encaminham as entradas no processo.

Oi? Não entendi!

Pense nos fornecedores como seus analistas que trazem até você novos tipos de processos, dados, informações e gráficos os quais podem ser utilizados no decorrer de uma atividade.

Eles determinam quais pontos serão organizados dentro de um mapeamento de processos.

Por isso os fornecedores são os responsáveis por formarem as entradas do seu processo.

Sendo assim, os fornecedores do processo podem ser internos ou externos:

• Internos – são funcionários da própria empresa os quais fornecem as, já conhecidas, entradas;
• Externos – são outras empresas ou pessoas físicas que favorecem o processo com as entradas.

Os fornecedores são necessários para identificar quais os elementos principais de um mapa de processo dentro da empresa e assim saber como essa organização pode beneficiar o “cliente”.

Mas para quem tem a intenção de mapear processos para vender mais, os fornecedores são importantes para identificar quais os setores da empresa que dificultam a organização de vendas.

Por exemplo:

Ainda usando a situação do exemplo anterior, imagine uma empresa que presta serviços de TI.

Os fornecedores desse processo são os colaboradores que identificam elementos que podem ser incluídos no mapa de processo.

Nesse caso, os funcionários (ou fornecedores) notaram que o setor de vendas da empresa está precisando melhorar os dados de fechamento de novos negócios para melhorar o fluxo.

Os fornecedores do processo, levam esses dados para quem é responsável por analisar o fluxo de trabalho da equipe de vendas e assim definir um novo elemento de “entrada”.

Depois de definir estes pontos chegou a hora de desenhar e documentar o seu processo em forma de fluxograma.

Crie seu fluxograma para o mapa de processos

Para montar o mapa dos processos é preciso desenhá-lo e documentá-lo de forma correta.

Esse desenho deve ser feito com base em um fluxograma no qual ficam definidos o início e o fim de cada processo, sem falar das etapas que acontecem no meio disso tudo.

O fluxograma é uma maneira de enxergar um processo de forma mais ampla para a visão de todos os envolvidos. É muito utilizado nas empresas de TI (Tecnologia da Informação) para definir os desenhos de sistemas.

É com a utilização de fluxogramas que o mapeamento dentro de uma empresa fica mais bem definido e claro para o entendimento das pessoas da sua equipe.

É a partir do detalhamento de uma modelagem de técnicas por meio de fluxograma que você poderá definir qual será o caminho ideal para a empresa.

Pois assim você consegue organizar os fluxos de um setor é possível verificar quais erros estavam sendo cometidos para corrigí-los.

Assim fica mais fácil para o empresário definir quais serão os passos daqui para frente apenas com a organização de setores e atividades internas.

Os fluxos de uma empresa só funcionam corretamente se houver um mapa dos processos bem formulado e baseado em dados eficientes e reais.

Como agora você já sabe o conceito de mapeamento de processos, confira quais as vantagens de fazer um planejamento de seus processos internos de forma mais eficiente.

Confira os benefícios da modelagem de processos

O mapa de processos funciona como uma forma de identificar procedimentos existentes na empresa e também como um modo de criar instrumentos os quais poderão melhorar o desempenho da organização.

O mapa também funciona como uma redução de custos no desenvolvimento de alguns produtos e serviços.

Por que?

Ele é capaz de trazer à tona as falhas de integração entre diferentes sistemas, afinal, depois de definir um padrão para manter a organização de um setor é possível encontrar os problemas, assim as chances de gastos exagerados diminui bastante.

Especialistas defendem a existência de quatro divisões essenciais dentro da empresa que usam o mapeamento de processos: os iniciais, os de apoio, o de gestão de finanças e o de relacionamentos.

Para entender melhor, confira a lista:

• Divisões iniciais – planejamento de um negócio;
• Divisões de apoio – contratação de colaboradores;
• Divisões de gestão de finanças – fluxo de caixa, gastos, lucros e investimentos;
• Divisões de relacionamento – contato com clientes e parceiros da empresa.

Esses são os pontos principais de uma empresa quando o objetivo for planejar um mapeamento de processos.

Se os processos desses setores na empresa funcionam de forma adequada, o desempenho do negócio está garantido!

Por isso é importante investir no mapa de processo para uma empresa iniciante no mercado.

De um modo geral, os benefícios da organização dos processos estão em permitir um desempenho mais eficiente da sua empresa dentro do nicho de mercado no qual ela está inserida.

Afinal, de acordo com especialistas, com um bom mapeamento de processo dentro da empresa você obtém uma série de vantagens na organização, como por exemplo:

1) É possível verificar a projeção de metas;
2) O volume médio de entregas;
3) Auxilia seus colaboradores a seguir o fluxo e crescerem na organização;
4) Estrutura qualquer tipo de processo dentro da companhia;
5) Garante o alinhamento de todos os colaboradores com a cultura da empresa;

Aplicar o mapeamento de processos em uma empresa funciona para quem procura por segmentar as formas usados para executar uma função em cada setor da empresa.

Organizar para crescer e vender

Para que toda empresa possa crescer de forma saudável é preciso que os responsáveis por ela tenham feito todo um planejamento.

Esse planejamento envolve diretamente a organização dos processos internos do negócio para que as chances de erros futuros sejam bem menores.

Por isso é normal para quem procura organizar os fluxos de um setor montar um processo segmentado para isso.

Mas a importância dessa organização vai muito além de manter todos os funcionários “na mesma página”.

O mapeamento facilita o trabalho diário dos seus colaboradores e isso tem relação direta com as vendas de cada setor da empresa, afinal, quanto mais organizados os setores, mais rápida é a finalização e entrega das compras.

A importância de mapear processos é indiscutível do ponto de vista empresarial, afinal, nenhum empresário quer ficar em um ambiente desorganizado para trabalhar.

Aproveite que você já conhece mais sobre o mapa de processos e como utilizá-lo para manter a organização da sua empresa e revise esse assunto com a gente:

• O mapa de processos precisa de um motivo para ser projetado (falta de organização, falha nos processos etc);
• As saídas do mapeamento de processos são o resultado de todo o fluxo;
• As entradas do processo são os elementos que compõem o mapeamento (dados, planilhas, esquemas etc);
• O cliente do mapa de processos é a pessoa beneficiada com toda a organização desse fluxo de trabalho;
• Os fornecedores do mapeamento são os responsáveis por apontar quais serão os elementos da entrada no processo.

Agora, dê uma boa analisada no seu fluxo de trabalho e veja se algo pode ser otimizado e analise quais áreas poderão melhorar com um processo mais claro.

Assim, você e sua equipe conseguem aproveitar ao máximo os benefícios de todo o processo, desde a etapa de como prospectar clientes até a finalização das vendas.

E como estamos falando melhorar os resultados, dê uma olhadinha em nosso conteúdo sobre como organizar as vendas.

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Agora, mãos à obra!