Tudo o que você precisa saber sobre gestão de processos organizacionais

A gestão de processos é importante para quem pretende manter o bom andamento de uma empresa, sendo um grande desafio para qualquer empresário. Saiba quais técnicas usar nesse gerenciamento e garanta o sucesso do seu negócio!

Existem técnicas que têm sido cada vez mais estudadas e aplicadas por instituições que desejam alavancar os seus resultados e até fazer mais com menos, garantindo mais tempo de vida a sua empresa.

O gerenciamento de processos é, na verdade, uma ação fundamental para qualquer organização que pretende se adequar às mudanças constantes que acontecem no ambiente empresarial.

Toda empresa precisa aproveitar ao máximo os seus recursos, e isso vai desde equipamentos e novas tecnologias, até colaboradores e parceiros.

Ou seja, é preciso fazer uma ação eficiente, caso contrário a empresa perderá a produtividade e logo estará desestabilizada no mercado.

Afinal, você sabe como fazer uma gestão de processos? Sabe os benefícios disso?

Nós responderemos tudo isso para você nos tópicos abaixo. Confira:

Conceito de melhoria de processos

Quando se fala em melhoria ou gestão de processos, o que vem primeiro à cabeça?

É comum pensarmos em coisas relacionadas a softwares e formas de facilitar o trabalho, o que não está errado.

Porém, o gerenciamento dos processos vai muito além disso, pois tem a ver com o mapeamento das atividades diárias de uma empresa, a fim de promover mais produtividade a todos os setores.

Em uma simples loja on-line, por exemplo, um dos procedimentos é a compra. Ela tem início com o pedido do cliente, passando pelo registro do produto e pelo pagamento, até chegar a entrega.

Esses passos fazem parte de um processo envolvendo não só informações (preço, produto e dados do cliente), mas também pessoas (vendedores e administradores).

Com um mapeamento de processos como esse, é possível medir os indicadores de resultados que monitoram e controlam seu negócio como um todo.

Dessa maneira, o empresário tem a certeza do que está ou não gerando resultados para a empresa e atendendo de forma satisfatória o seu cliente.

Esse tipo de trabalho é realizado em um negócio para gerar mais lucros por meio de uma gestão inteligente.

Essa ação também visa a evolução da instituição durante os próximos anos e a redução de custos.

O gerenciamento dos processos ou BPM, como também é chamada a ação, se atenta às tarefas e etapas das metodologias a fim de garantir mais eficácia e eficiência.

Com a melhoria dos processos correta, há maior assertividade na cadeia produtiva e também na entrega ao cliente.

Por que é importante fazer a gestão de processos?

Há quem confunda o gerenciamento de processos com a automação.

Na verdade, o mapeamento dos processos consiste em analisar como ele se encontra (chamada de fase “AS IS”), a fim de descobrir atividades e métodos falhos.

A partir daí, é hora de definir metas, fluxos de trabalho, controle, integração dos sistemas e outros pontos importantes para a gestão de processos organizacionais.

O gerenciamento de processos é essencial para rever, melhorar e estruturar uma instituição como um todo.
Para isso, é necessário traçar estratégias e implantar novos sistemas para apontar de forma simples os bons resultados.

Dessa forma, a gestão de processos é capaz de proporcionar as seguintes vantagens:

• Direcionamento para o que realmente importa na empresa;
• Implantação de estratégias organizacionais;
• Mais agilidade, simplicidade e flexibilidade nas atividades;
• Mais tranquilidade para os gestores por meio dos indicadores de desempenho;
• Abordagens diferenciadas e mais efetivas;
• Mais conhecimento do negócio e do seu potencial.

É importante ressaltar ainda que o mapeamento dos processos de gestão não deve ser um exercício único.

A empresa deve também realizar avaliações contínuas dos mecanismos e incluir cada vez mais ações a fim de melhorar o fluxo das estratégias.

Em pouco tempo, isso resultará em uma empresa mais organizada e, consequentemente, mais lucrativa.

Como aplicar o gerenciamento de processos?

Agora você já sabe que esse é um conjunto de ações essenciais para reavaliar, melhorar e padronizar os processos de trabalho.

Com estratégias bem elaboradas, é possível garantir a construção de melhorias em todas as áreas da empresa.

Dentro desse contexto, separamos dicas importantes para quem deseja saber mais sobre a gestão de processos organizacionais:

Otimize a gestão do tempo

Saber administrar o tempo pode parecer difícil em muitos setores, no entanto, saber o que é prioridade e tomar atitudes efetivas para aumentar as tarefas é essencial.

Isso porque reduzir o tempo e a quantidade de recursos significa aumentar a produtividade.

Dessa forma, é possível eliminar retrabalhos e automatizar algumas missões.

Com isso, há uma melhor distribuição e organização de processos, facilitando o mapeamento das atividades rotineiras ou mesmo as mais complexas.

Quer um exemplo simples de como fazer?

Uma boa forma de fazer isso é reduzir o número de reuniões em sua empresa, liberando sua equipe para atividades mais importantes.

Já falando de ferramentas de gestão de processos de tempo, é possível utilizar o 5W2H, um checklist das atividades que precisam ser desenvolvidas em sua empresa.

Integre as áreas

Integrar as áreas é um ponto importante dentro das organizações, pois facilita as relações interpessoais e torna mais fácil a identificação de problemas de diferentes setores.

Além disso, com essa ação os colaboradores podem dar sugestões que agreguem para suas áreas e atividades.

Nesse ponto, é fundamental para o colaborador entender a necessidade de padrões de excelência em seus serviços, a fim de melhorar os projetos e garantir mais resultados.

Tome decisões rápidas

Durante a análise dos dados e procedimentos, é possível mensurar resultados e obter informações importantes para a tomada de decisões corretas.

Além disso, também existe a possibilidade de escolher as prioridades e conduzir a melhoria dos processos corretamente em todas as áreas.

Parece um pouco confuso, mas não é. Imagine uma fábrica de calçados na qual o procedimento é a fabricação, e para que o produto chegue às lojas elas devem solicitá-los.

Para facilitar esse sistema e evitar falhas de comunicação, a empresa pode ter a habilidade de antecipação e enviar aos compradores e-mails e outros comunicados a fim de garantir a chegada do pedido.

Com essa antecipação e respondendo às necessidades do mercado em menos tempo, a empresa consegue potencializar suas oportunidades de negócios.

Essa rapidez é necessária quando se trata de qualquer mudança no negócio, desde novas contratações, até a mudança de sistemas ou fornecedores.

Crie fluxogramas

Um fluxograma pode ser considerado o mapeamento de processos propriamente dito.

Isso porque ele consiste, basicamente, em estruturar em gráficos todos as etapas de trabalho da sua empresa.

Com isso, é possível mostrar com maior clareza o que está demandando muito tempo e esforço e quais áreas necessitam de mais atenção.

O desenho do fluxograma mostra de forma clara as atividades englobadas e suas intenções.

Ele tem o objetivo de simplificar e tornar claros os processos da empresa, a fim de gerar mais organização e potencializar os resultados.

Uma ferramenta que pode te ajudar a criar esses fluxos de forma simples e com diversos layouts prontos é o Canva.

Melhorar sempre

A qualidade e a entrega correta de serviços ou produtos é uma obrigação de qualquer empresa que pretende se manter no mercado, mas isso só é alcançado quando ela utiliza métodos efetivos.

Usar ferramentas de gestão de processos pode garantir produtos e serviços mais qualificados, assegurando a satisfação do cliente e melhorando os resultados da empresa.

É como diz o ditado: “nada é tão bom que não possa ser melhorado”. Quando se fala de gerenciamento de processo a regra também é essa.

Por isso, esteja sempre em busca de inovação e melhorias para alavancar os resultados da sua empresa.

Invista em tecnologia

Os japoneses usam um termo chamado kaizen, que significa “melhoria contínua”. Por sinal, os asiáticos levam isso muito a sério.

Pense em marcas de veículos como Toyota ou Honda. Ambas são empresas japonesas reconhecidas mundialmente pela qualidade, durabilidade e custo.

Mas como eles chegaram até esse resultado? Com uma gestão de processos eficiente e com uma busca incessante por inovação em tecnologia.

Os fatores citados anteriormente servem para empresas de qualquer ramo de atuação ou tamanho.

A gestão de processos organizacionais permite não só mais lucratividade, mas também ajuda a melhorar a imagem da marca perante seus clientes.

Aposte em inovação!

No ano de 2017, a Amazon foi apontada como a empresa mais inovadora do mundo.

O motivo dessa escolha é que a companhia oferece “mais, de forma mais rápida e inteligente”.

A instituição possui, além da loja virtual, um sistema de entrega, cartão de pagamento, programa de fidelidade, hardware, serviço de streaming e outros serviços que vêm ameaçando outras empresas.

A Amazon foi capaz de se reinventar e criar diferenciais nos seus processos internos que refletiram em suas vendas e na satisfação dos clientes.

Isso foi possível por meio de uma boa gestão de processos, que permite mais entendimento das relações empresariais e dos efeitos que elas têm.

Mas para isso, é preciso apostar em inovações, seja com treinamentos internos, novos métodos de trabalho, ferramentas para facilitar o dia a dia, ações de marketing ou mudanças nos produtos e serviços.

Conte com a tecnologia para automatizar processos e garantir mais eficiência para a sua empresa, mas não se esqueça de acompanhar sempre o que está sendo realizado e os efeitos gerados a partir disso.

Agora você já sabe um pouco mais sobre como fazer mapeamento dos processos e como aplicar isso em sua empresa. É hora de começar, boa sorte!