Principais dicas para garantir uma boa gestão de notas fiscais

A gestão fiscal é considerada uma das principais estratégias do meio empresarial para manter em dia as obrigações tributárias e fiscais no setor financeiro.

De um modo mais prático, podemos citar como exemplo:

• O devido recolhimento de impostos; 
• A correta emissão de notas fiscais;
• O planejamento fiscal do negócio (benefícios fiscais, redução de tributos, entre outros).

Por outro lado, a emissão de notas fiscais pode ser uma tarefa complicada e pode te render muita dor de cabeça com o Fisco se você marcar bobeira no processo de emissão.

Vale lembrar que essa atividade envolve muito além da área fiscal de uma organização, atingindo também departamentos como logística, financeiro, e compras, por exemplo.

Portanto, uma vez que você adere a esta estratégia de planejamento organizacional, significa que você está evitando problemas, evoluindo o seu negócio, otimizando tarefas e o melhor: tudo dentro da legalidade! 

>>> Você já se perguntou o que acontece se você não emitir nota fiscal? Quais são os riscos para o seu negócio? Nós montamos um conteúdo específico sobre isso, não deixe de conferir! <<<

E fica a dica de ouro: Se você está mesmo em busca de ter uma gestão fiscal e tributária sólida e produtiva, a grande sacada é contar com ferramentas para automação de processos!

E aí, quer saber mais sobre o assunto? Então confira este post, nossa lista com as principais dicas para uma boa gestão de notas fiscais. Confira!

Quais são os benefícios de uma gestão fiscal eficiente?

Bom, de bate-pronto podemos garantir que a otimização de tempo, energia e a segurança para desenvolver atividades são o grande check da questão.

Por meio dessas vantagens, você está livre de processos burocráticos que costumam ser a pedra no sapato de muitos empreendedores.

Mas, além disso, podemos citar também outros benefícios, como: 

• Melhor organização dos documentos;
• Serviço de contabilidade mais assertivos;
• Facilidade e eficiência na emissão de notas fiscais;
• Redução de custos;
• Ganho de credibilidade no mercado.

Assim, por meio da gestão fiscal será possível desburocratizar o cenário tributário-fiscal e sair à frente da concorrência, eliminando preocupações e impulsionando vendas.

Quais são as principais dicas para uma boa gestão fiscal?

Não é segredo mais que a gestão fiscal é uma grande aliada das empresas, tornando-se uma peça-chave para uma administração eficaz e criando espaço para tomadas de decisões mais assertivas.

Lembre-se que para isso, o ideal é que você tenha um sistema de automação de processos, os famosos ERPs, um software que irá unificar as informações da sua empresa e permitir que você tenha mais agilidade para executar suas atividades do dia a dia.

E, em relação ao campo das notas fiscais, montamos uma lista com as principais dicas para que você faça uma boa gestão. Acompanhe:

1. Consulta e monitoramento de notas fiscais

Os documentos fiscais registram e comprovam as transações ocorridas na operação de venda e compra de produtos ou serviços.

Assim, é de se saber que as notas fiscais eletrônicas proporcionam às empresas diversas informações importantes sobre as constantes movimentações no setor financeiro.

O conhecimento de faturas emitidas, saída de mercadorias do estoque, entrada de produtos, andamento de produtos enviados, são só algumas delas.  

Por meio da consulta de nota fiscal emitida contra um CNPJ , por exemplo, você consegue ter muito mais segurança nesse processo de emissão de notas.

Não importa qual o porte da empresa, estar de olho nas notas fiscais emitidas contra o CNPJ é fundamental para evitar problemas, como o caso de notas frias, por exemplo.

Vale ressaltar que qualquer descuido relacionado à emissão incorreta ou cancelamentos de notas é um fato a se atentar, pois essas situações podem causar muita dor de cabeça quando você tiver de declarar suas movimentações junto à Receita Federal.

Portanto, é essencial que o acompanhamento fiscal ocorra de forma prática e eficiente. 

Para isso, o ideal é contar com uma solução que permita que sua empresa seja capaz de monitorar suas notas fiscais de maneira rápida, independentemente da Prefeitura ou Sefaz.

2. Software emissor de alta performance

Se a solução fiscal da sua organização não tem alta capacidade de processamento e funções automatizadas, sua operação está em risco.

Afinal, poderá ocorrer, principalmente, muitos erros e lentidão durante todo o processo de emissão.

Lembre-se que além de emitir as notas fiscais, também é necessário garantir uma operação eficiente e usar tal obrigação a favor do seu negócio, agilizando os seus processos.

Por isso, é importante saber como escolher o emissor de nota fiscal eletrônica ideal para o seu negócio.

3. Entenda qual nota fiscal eletrônica deve ser emitida

Conhecer a diferença entre os principais tipos de notas fiscais e saber qual você deve emitir para o seu modelo de negócio é essencial para dar sequência ao processo de vendas e escalar o seu negócio.

Entre os principais tipos de nota, temos:

• Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e): um comprovante que serve para autenticar a venda de mercadorias em e-commerces ou lojas físicas.
• Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e): documenta as transações comerciais de venda e substitui a emissão do cupom fiscal, muito utilizado no setor de varejo.
• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): utilizada quando ocorre alguma prestação de serviço — independentemente do tipo, tamanho e regime tributário do seu negócio.

Observação: Cada nota possui uma regulamentação própria, então fique atento! Há também legislações específicas (estaduais/municipais) que trazem as diretrizes de uso.

E só para que você tenha uma base dos muitos outros tipos de documentos fiscais existentes, listamos alguns exemplos: 

• Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e): Utilizado no setor de varejo do Estado de São Paulo e Ceará;
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): Usado na prestação de serviço do transporte de cargas;
• Nota Fiscal Complementar: Tem objetivo de corrigir a quantidade de mercadoria ou o valor de imposto;
• Nota Fiscal Denegada: emitida quando o emitente ou destinatário é irregular;
• Nota Fiscal Rejeitada: emitida quando há informação errada no documento;
• Nota Fiscal de Devolução: tem o objetivo de anular operações de venda ou compra;
• Nota Fiscal de Remessa: emitida quando não há venda, e sim acompanhamento.

Atenção! Apesar de utilizarem o mesmo tipo de nota (CF-e), o Estado de São Paulo e o Estado do Ceará operam com equipamentos obrigatórios distintos para a emissão desse documento, quais sejam, o SAT e o MFE, respectivamente.

4. Armazenamento seguro das NFes

Os arquivos XML das Notas Fiscais eletrônicas é o que comprova a autenticidade e dá validade jurídica ao documento. 

De acordo com a lei, é necessário armazená-los por, no mínimo, 5 anos. Portanto, assegure-se de que seus documentos estejam guardados de forma segura durante todo esse prazo.

Conclusão

Neste post, você pôde entender melhor o conceito e os benefícios de uma gestão fiscal e, ainda, teve acesso à nossa lista com as principais dicas de como aplicar essa estratégia para que tenha resultados positivos. 

Não resta dúvidas que diante de tantas vantagens esse planejamento organizacional será o ponto-chave para passar à frente da concorrência e impulsionar ainda mais o crescimento da sua empresa.

Agora que você já entendeu o que é a gestão fiscal e soube a importância de mantê-la na sua organização, aproveite e descubra o que é o CNAE  e qual a importância dele para o seu negócio.

Conteúdo produzido pela empresa eNotas