Dicas para aumentar a produtividade em clínicas de saúde

Muitos gestores de hospitais e espaços de saúde se preocupam em aumentar e melhorar a produtividade em clínicas sem afetar a qualidade do atendimento. Ou seja, sobre como fazer mais, agregando resultados, com menos processos e/ou em menos tempo.

Para que seja possível fazer mais com menos, é imprescindível identificar as principais dificuldades da clínica e aplicar novos processos e ferramentas, como investir em novas tecnologias e processos que otimizem seus serviços.

Confira algumas dicas que podem ser adotadas para aumentar a produtividade e atendimento da sua clínica de saúde:

1. Investir em tecnologia

Atualmente, a tecnologia traz inúmeros recursos que auxiliam na produtividade de clínicas e hospitais, tais como sistemas de gestão e automatização de processos.

A automação dos processos é indicada quando se constata que várias etapas do atendimento requerem as mesmas informações, ou mesmo que a atividade demanda alto volume de informações e são repetitivas.

Por exemplo, no caso das clínicas é comum que a recepção, a triagem e o médico solicitem os mesmos dados para o paciente. No entanto, algumas dessas informações podem ser registradas de modo a serem compartilhadas, agilizando o atendimento.

Atualmente, já existem muitos programas de gerenciamento na Nuvem no mercado, possibilitando o registro das informações dos pacientes. Além disso, possibilitam a inclusão e compartilhamento de arquivos, exames e até auxiliam no financeiro da clínica ou hospital.

Essas novidades asseguram uma melhora crescente no atendimento dos pacientes e na produtividade, uma vez que diminuem o tempo de espera e garantem o acesso aos dados dos pacientes de forma segura e em tempo real.

Nas clínicas de radiologia, por exemplo, existem diversas ferramentas que podem ser usadas, como prontuários online ou a Laudite.

Basicamente, esses softwares possibilitam ao radiologista realizar laudos, inclusive a partir de reconhecimento inteligente de voz que contém um dicionário técnico voltado às expressões médicas para gerar laudos com mais eficiência e rapidez.

2. Integrar sistemas para produtividade em clínicas

Ao integrar os sistemas, há a solução para a situação anterior – de repetir e solicitar os mesmos dados aos pacientes em etapas diferentes.

Utilizando a integração de sistemas, todos os atendimentos terão acesso às atualizações de prontuário e dados do paciente.

O cotidiano dos funcionários já possui infinitas tarefas, e ter que procurar por informações em diferentes plataformas e sistemas diminui a produtividade.

Integrando os dados em um único local, os colaboradores têm a praticidade para encontrá-los, economizando esforços e tempo, e os pacientes conseguem respostas mais rápidas às suas solicitações.

Ademais, a integração de dados melhora o acesso dos diferentes departamentos às informações, diminuindo o trabalho do time de TI, que pode se dedicar a outras dificuldades do seu negócio.

3. Padronizar o tempo de atendimento

Quando há um tempo padrão nas consultas e atendimentos, é mais propenso que tudo aconteça de maneira ordenada, quase treinada.

A padronização de tempo médio para os diferentes tipos de atendimento em sua clínica auxilia na programação da agenda, impedindo que os profissionais tenham uma rotina corrida ou que os pacientes esperem muito pelo atendimento.

Os espaços médicos e de exames já possuem estresses e inseguranças e o atraso nos atendimentos aumentam as chances de experiências não satisfatórias para todos os envolvidos no processo. Ou seja, ao contar com  tecnologia para a produtividade em clínicas, melhora-se a qualidade e o tempo das atividades, fidelizando os pacientes.

4. Capacitar a equipe de funcionários

É importante entender que para implementar novos processos realmente efetivos sua equipe precisa estar capacitada a usar os sistemas a seu favor.

De auxiliares, recepcionistas aos profissionais da saúde, é necessário que todos estejam cientes das funcionalidades dos sistemas para produtividade em clínicas disponíveis. Ao capacitá-los, diminui-se o tempo nos processos e melhora a otimização de seu atendimento.

Um sistema de gestão, por exemplo, é utilizado por todos os profissionais envolvidos no atendimento de sua clínica e, se não operado corretamente, todas as outras etapas são afetadas.

Ademais, sua equipe deve ser capacitada para entregar um serviço humanizado, respeitando as características e singularidades de cada paciente. Confira algumas ferramentas para organizar o trabalho das recepcionistas nos tópicos a seguir:

• Agenda online;
• Chat interno;
• Trello;
• CRM;
• Google Drive;
• Softwares de gestão para recepcionistas.

Cada uma dessas ferramentas é usada para um propósito específico, contribuindo com a qualidade e rapidez de atendimentos. Inclusive, quando conciliadas, podem trazer resultados ainda melhores para sua clínica.

Isso porque, por exemplo, enquanto o Trello auxilia a organizar processos burocráticos e melhorias de processos, indicando os estágios e os responsáveis do projeto, o CRM permite acompanhar todo o relacionamento com o paciente, identificando os contatos feitos e aplicando um relatório mais preciso para o tratamento.

5. Disponibilizar serviços online e a produtividade em clínicas

Para reduzir o fluxo de pacientes no local e as ligações telefônicas, é possível disponibilizar serviços online.

Acesso aos exames e agendamento de consultas pela internet reduzem o excesso de trabalho dos atendentes, que podem conduzir suas energias e serviços a outras tarefas.

A agenda online, por exemplo, otimiza a atualização de suas consultas e retifica com mais facilidade casos de cancelamento, alterações de datas e encaixes.

6. Monitorar o desempenho de sua equipe

Ao querer aumentar a produtividade de sua clínica ou hospital, os gestores devem se organizar, criar parâmetros e medir a produtividade (tanto no momento atual como novamente após as mudanças introduzidas) para entender as melhorias e ajustes.

Isso deve ser feito para verificar eficientemente a melhora da produtividade. Assim, é indicado que os gestores atribuam métricas para cada alteração. Alguns indicadores que devem ser acompanhados são o tempo de permanência dos pacientes nas clínicas, o tempo de espera e quantidades de consultas por dia.

7. Promover exercícios para diminuir o estresse e relaxar a musculatura

Um estudo publicado na revista “Journal of Nursing and Health Science”, em 2014, mostrou que o relaxamento muscular diminuiu o estresse de enfermeiras de hospitais de uma cidade norte-americana.

Um ótimo exercício de relaxamento muscular é o “boneco de pano”, atividade em que a pessoa solta o corpo em uma cadeira como se fosse mole igual ao de um boneco.

Apesar do desenvolvimento organizacional ser a melhor opção para diminuir o estresse, outras alternativas como meditação, respirar fundo e tomar suco de maracujá, também podem ajudar na redução do estresse de seus funcionários.

Além disso, incentivar a equipe a praticar exercícios físicos também é um importante aliado, uma vez que se concentrar no próprio corpo ajuda a ignorar as tensões diárias, mesmo que por alguns minutos, e assim aliviar o estresse.

Aumentando a produtividade em clínicas de saúde

Ao longo deste material você pode conferir dicas simples e que podem modificar completamente a produtividade da sua clínica. De momentos de relaxamento a implementação da tecnologia, diversas medidas podem ser conciliadas para potencializar as oportunidades do seu negócio.

Por isso, não deixe de avaliar quais práticas melhor se adequam à rotina do consultório e que podem ser aplicadas para melhorar seus resultados.