Como o compliance pode ajudar a sua empresa?

Já muito conhecido e praticado fora do Brasil, o compliance foi adotado no país na década de 90, porém somente de uns tempos para cá que se popularizou e vem ganhando maior notoriedade por parte das empresas, as protagonistas deste assunto. 

Mas você sabe o que é, para que serve e como o compliance pode auxiliar a sua empresa? 

Não? Então fique calmo, nós explicaremos tudo no decorrer deste artigo!

O que é Compliance?

Compliance é uma palavra de origem inglesa, derivada do termo “to comply with“, traduzindo: agir de acordo com. 

Logo, compliance significa estar em conformidade, de acordo com alguma regra, norma específica, lei, diretriz, política interna ou externa estabelecidas para o segmento da sua organização.

No Brasil, o compliance vem sendo inserido desde a promulgação da Lei nº 12.846/13, a Lei Anticorrupção, e da sua regulamentação pelo Decreto nº 8.420/15, e da Lei nº13.709/18, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Para que serve o Compliance?

Como dito anteriormente e de acordo com o seu próprio significado, o compliance serve justamente para garantir que as empresas estejam trabalhando em conformidade com as normas específicas para o seu segmento de atuação.

Além disso, ele ainda serve para:

• Gerar informações seguras a respeito da atuação da empresa, mantendo-a em funcionamento;
• Possibilitar que boas práticas sejam implementadas internamente;
• Auxiliar as empresas a construírem uma boa imagem no mercado e com seus consumidores.

Como o Compliance pode ajudar a sua empresa?

Implantar o compliance em sua empresa pode trazer diversas vantagens que vão muito além da legalidade jurídica, como por exemplo: 

• Prevenção de riscos e fraudes com o desenvolvimento de ferramentas anti fraude;
• Auditoria de processos a fim de manter a organização adequada às normas legais;
• Adequação ou readequação dos procedimentos às normas legais; 
• Gerenciamento e controle interno de documentos;
• Gestão de pessoas;
• Criação de canais internos de denúncia;
• Examinação, análise e redução dos riscos operacionais;
• Implantação de programas de melhoria contínua;
• Auditorias periódicas;
• Formulação de manuais de conduta e;
• Propagação da cultura organizacional entre os colaboradores de todos os setores.

Como implementar o compliance numa empresa?

Para implantar o compliance de sucesso na organização é necessário seguir alguns passos fundamentais:

1- Diagnóstico da empresa

Inicialmente, é preciso mapear os riscos e setores mais vulneráveis do negócio, e para isso, é preciso conhecê-lo muito bem.

Além disso, também é fundamental conhecer as leis anticorrupção e LGPD – você pode dar uma olhada novamente no começo deste artigo para conferi-las.

Após ler os dois documentos, avalie-os e anote todos os pontos que se aplicam ao negócio em questão, sempre de acordo com o seu setor de atividade e seu porte.

2- Estruturação do compliance

Para o segundo passo, é importante contar com a colaboração da direção da empresa e dos gestores de cada um dos setores nela existentes.

Eles têm um domínio maior para informar exatamente quais são as tarefas realizadas no dia a dia e identificar os riscos que o negócio corre.

Também é interessante montar uma equipe de funcionários da própria empresa – podendo até ser um de cada setor. Essa equipe deverá atuar especificamente com compliance, juntamente com o especialista ou responsável pela área.

3- Planejamento de ações e definições de normas

A equipe responsável pelo compliance irá elaborar um planejamento do programa com ações, metas e prazos, bem como, a partir da análise de riscos, formular as normas de conduta a serem seguidas por todos os colaboradores da empresa:

• Oferta e recebimento de brindes;
• Doações;
• Fusões;
• Aquisições;
• Plano de cargos;
• Salários;
• Contratação de terceirizados;
• Participação em licitações;
• Compras;
• Contratações, etc.

4- Elaboração do Código de Ética da empresa

Ele é fundamental para o processo de consolidação de valores que a empresa prioriza. Ele deve conter:

• Normas para o relacionamento interno e externo;
• Regras sobre conflitos de interesse;
• Informações de prevenção à corrupção, entre outros.

Confira a importância do Código de Ética para um programa de compliance.

5- Envolvimento de toda a equipe

Todas as normas e procedimentos devem ser informados, sem exceção, a todos os profissionais da empresa.

Sua divulgação pode ser feita através da comunicação interna da empresa.

É fundamental que todos entendam a extrema importância dessas políticas e que as coloquem em prática diariamente. Uma boa maneira de fazê-lo, é por meio de treinamentos.

6- Criação de um canal de denúncias

É interessante disponibilizar um canal de denúncias para que funcionários, clientes, fornecedores e parceiros possam utilizá-lo para informar qualquer tipo de irregularidade praticada na empresa.

O setor de compliance deve avaliar o relato e iniciar o processo de investigação. Em casos de confirmação das irregularidades, o mesmo aplicará as medidas cabíveis de acordo com o Código de Ética estabelecido.

7- Monitoramento

É necessário monitoramento constante através de auditorias e avaliações periódicas para evitar riscos e coibição de práticas irregulares.

É primordial que haja um profissional dentro das organizações responsável única e exclusivamente pelo compliance, pois em um mercado tão competitivo como o que vivemos é preciso ter uma conduta correta e exemplar. 

Dessa forma, é possível que os gestores mantenham um nível correto de atuação para melhorarem ainda mais a reputação da organização mercado.