Gestão de conhecimento: Como aplicar em sua empresa

Em uma empresa, a quantidade de conhecimento gerado é gigantesca, pois todos os processos realizados são fonte de informação. Para manter um bom funcionamento do negócio e fazê-lo crescer, nada melhor do que aplicar a gestão de conhecimento em sua empresa. 

Todos os dias somos bombardeados de informações a todo momento, devido a globalização e o ambiente digital. E isso não seria diferente nas empresas. 

Cobrança para entrega de resultados, análise de concorrência, novas obrigações e avaliação de atendimento, tudo isso gera muita informação para os colaboradores.

Com a gestão de conhecimento você poderá aplicar uma gestão estratégica e organização das informações de modo a obter um resultado positivo e identificar mais rapidamente esses dados. 

Continue lendo este artigo para entender conceitos relacionados à gestão de conhecimento e como colocá-la em prática.

O que é gestão de conhecimento?

Primeiramente, precisamos entender o conceito de gestão do conhecimento. 

O termo foi traduzido do inglês “knowledge management” e engloba diversas ações que as empresas devem aplicar em sua rotina para o desenvolvimento e unificação de processos e conhecimentos.

Para isso alguns processos são cruciais, como identificar, avaliar e distribuir o conhecimento dentro da organização.

Nesse contexto, alguns questionamentos são necessários, sendo os principais:

• Quais os conhecimentos que a equipe domina?
• Quais foram transformados em processos?
• Quais competências podem ser desenvolvidas?
• A equipe precisa de mais conhecimento ou o que possui é suficiente?

Esses são apenas alguns exemplos de perguntas que são úteis para colocar em prática a gestão do conhecimento em sua empresa. 

Inclusive, além das perguntas, alguns pilares são essenciais para colocar a gestão de conhecimento em prática. São os principais:

• Organização; 
• Aprendizagem; 
• Liderança ou gestão; 
• Tecnologia.

Agora vamos entender um pouco mais sobre os objetivos?

Objetivos da gestão de conhecimento

Afinal, quais são os objetivos da gestão de conhecimento?

Primeiramente podemos citar a valorização do conhecimento. 

As informações disponíveis em uma empresa são fundamentais para alavancar a organização e alinhar os profissionais. 

Mais ainda, com a valorização do conhecimento é possível enxergar melhor os objetivos e, consequentemente, achar melhores formas de atingi-los. 

Podemos citar também a captura de informações e a facilitação do acesso à elas. 

Com uma gestão de conhecimento bem aplicada, é possível criar mecanismos para captura de informações, como relatórios, manuais e outros documentos que auxiliem nesse processo – seja internamente ou para o relacionamento com o cliente/mercado. 

A facilitação acontece nesse ponto. Com sistemas, acessos e compartilhamento do conhecimento e das informações, a acessibilidade a essas informações é facilitada, o que representa um dos principais pilares e objetivos da gestão de conhecimento.

E agora? Sabendo de tudo isso, como aplicar essa ferramenta essencial em sua empresa? Descubra isso nos tópicos abaixo.

Como aplicar a gestão de conhecimento em sua empresa?

Como dito anteriormente, o conhecimento é um dos pontos mais importantes de uma empresa e deve ser documentado sempre que possível. 

Isso garantirá que o conhecimento fique em posse da organização e que flua por ela, e não de apenas um funcionário, valorizando também as informações que foram construídas ao longo do tempo.

Para aplicar esse conhecimento, alguns passos devem ser seguidos. Veja a seguir

Primeiro passo: Definir as fontes de conhecimento

Fazendo uma “pesquisa de campo”, juntamente com os colaboradores, será possível verificar quais fluxos funcionam de forma exemplar, quais ainda precisam ser melhorados e quais podem ser criados para facilitar a rotina. 

Nesse passo será possível definir quais são os conhecimentos que a empresa já possui no geral e criar um registro de tais processos.

Segundo passo: Fazer um mapeamento de competências

Para o bom funcionamento da empresa, é preciso estabelecer quais competências são necessárias para a rotina e para as atividades corriqueiras. 

Com esse mapeamento as competências são melhor desenvolvidas e distribuídas, o que traz efetividade nos processos da empresa e até mais clareza ao definir equipes para cada projeto.

Terceiro passo: Qualificar todos os conhecimentos coletados

Com as informações do primeiro e segundo passo coletadas, é preciso qualificá-las. 

Os conhecimentos e competências a respeito de determinado fluxo são bons o suficiente? O que pode ser melhorado? Quais informações ainda faltam para que o fluxo seja exemplar?

Quarto passo: Criar canais para comunicação desses conhecimentos

Ao criar canais de comunicação, os colaboradores podem levantar questionamentos e soluções para a empresa. 

Ao abrir a porta para os colaboradores, a empresa também abre mais espaço para que outras pessoas possam contribuir com a tomada de decisões. 

Esses canais podem ser por seminários, e-mails, wikis, reuniões semanais, questionários online, urnas no ambiente de trabalho, e de diversas outras formas. Cabe a você decidir o que faz mais sentido para sua empresa. 

Quinto passo: Colocar a gestão do conhecimento em prática

Agora é a hora de colocar a gestão do conhecimento realmente em prática. 

Solicitar aos colaboradores que sigam alguns fluxos e coloquem em prática o conhecimento que foi divulgado ajudará o desenvolvimento de sua empresa e promoverá uma cultura sobre como concluir determinadas funções.

Afinal, um fluxo bem definido traz mais produtividade e melhores resultados.

Sexto passo: Incentivar o comprometimento da equipe

Existem algumas pessoas que possuem dificuldade de expressar suas ideias e experiências.

Por esse motivo, é necessário que a empresa incentive os colaboradores a participarem ativamente da gestão do conhecimento. 

Isso pode ser feito por meio de treinamentos corporativos e gamificação, por exemplo. 

Assim, o colaborador que possuir a melhor performance nas atividades de gestão do conhecimento pode ganhar ingresso para eventos corporativos, cursos, folgas, premiações em dinheiro, e diversas outras formas de premiação.

Uma ferramenta que pode auxiliar nesse passo é um sistema de gestão de aprendizagem. 

Fóruns online, debates, videoconferência, aulas ao vivo e gravadas, gamificação em todo o processo e outras funcionalidades poderão garantir o comprometimento da sua equipe, enquanto a ferramenta é responsável por auxiliar na centralização desse processo e o acesso a esses dados e canais.

Conclusão

A gestão do conhecimento trará diversos benefícios para sua empresa. 

Discutir o conhecimento e as informações é essencial para que os fluxos sejam alinhados e as rotinas definidas. 

Com esses seis passos você terá sucesso ao aplicar a gestão do conhecimento em sua empresa! 

Conteúdo desenvolvido pela equipe do Plataforma EaD, especialista em sistemas para gestão e acompanhamento de aulas online.