Saiba como fazer gestão de documentos eletrônicos em 3 passos
Administrar um negócio com documentos físicos tem gerado desafios para as empresas que precisam de mais praticidade, logo muitos têm se perguntado como fazer gestão de documentos eletrônicos. Neste artigo mostramos quais são os seus benefícios e os passos para adotá-los.
Documentos fazem parte da administração de todos os tipos de empresas. Algumas mais tradicionais ainda fazem uso da impressão para emitir contratos e arquivos necessários, o que requer espaço para armazená-los, além do tempo necessário para encontrá-los nas gavetas. Por isso, donos e gestores de negócio buscam saber como fazer gestão eletrônica de documentos.
Afinal, a assinatura eletrônica permite que todos os arquivos sejam firmados e armazenados em uma plataforma online, isso atribui uma maior organização e segurança desses documentos, além de reduzir custos e ajudar a preservar o meio ambiente.
Para que você saiba como adotar esse tipo de gestão no seu negócio, continue conosco e acompanhe este conteúdo até o final!
O que é gestão de documentos eletrônicos (GED)?
Também conhecida como GED, a gestão eletrônica de documentos é voltada para armazenar e administrar arquivos, dados e informações por meio de um programa dedicado e que conta com um ambiente seguro.
Assim, na rotina de uma empresa, seus membros passam a ter acesso total ou parcial ao software que torna mais fácil a busca por documentos e o envio deles por meio de canais online.
Se um representante do time de vendas, por exemplo, precisar enviar o contrato a um novo cliente, consegue fazê-lo via e-mail e até mesmo WhatsApp.
Além disso, caso o dono da firma precise assinar um arquivo, mas não estiver presente no escritório no momento, a partir de um programa de GED, ele pode firmá-lo a partir de um simples clique em um computador ou celular conectado à internet.
Essas facilidades têm feito um número cada vez maior de organizações procurarem formas de aderir à gestão de documentos eletrônicos, pois faz com que o trabalho fique mais controlado e os gastos que envolvem a geração e conservação de documentos físicos fiquem menores.
Quais são as diferenças entre gestão de documentos físicos e eletrônicos?
Confira agora quais são as características dos documentos físicos e eletrônicos que devem ser levados em consideração na sua gestão.
Consumo de papel
Documentos físicos requerem um grande uso de papel. Aproximadamente 3% do lucro das empresas são gastos em papel, a começar pelos funcionários que possuem um consumo médio de 10 mil folhas cada um anualmente.
Considerando que a produção de 1 tonelada de papel precisa do derrubamento de 11 árvores, a situação fica ainda mais crítica. Afinal, imagina quantas árvores são abatidas para atender às 18,91 milhões de empresas que existem no país.
Por isso, usar a GED na sua administração faz com que a preservação da natureza seja maior ao diminuir a quantidade de papel consumido.
Vírus e bactérias no ambiente de trabalho
Sabe o que acontece quando você deixa papéis dentro de um armário fechado e volta a acessá-los após anos? Por mais que eles ainda estejam inteiros, certamente estarão deteriorados, pois é isso que ocorre quando não são mantidos em lugares frescos e de baixa umidade. O mesmo vale para os documentos físicos da sua empresa.
Não obstante, esse tipo de ambiente propicia o surgimento de insetos, fungos, vírus e bactérias no local de trabalho. Nos tempos atuais cujos cuidados com a saúde são maiores, ter atenção a este ponto é de extrema importância.
Limites na coleta de assinaturas
Quando um documento físico precisa ser firmado, é essencial que os signatários estejam juntos no mesmo lugar. Quando eles residem na mesma cidade, esse encontro pode ser feito facilmente. Mas, o que fazer se um deles estiver em outro estado ou país?
Isso não impede que a assinatura seja feita, basta que o arquivo seja mandado pelos Correios ou transportadora à pessoa que vai assinar. Em seguida, o signatário precisa fazer o envio de volta pelas mesmas vias para que o emissor possa guardá-lo.
Esse processo era bastante comum até a década de 90, quando a internet ainda não estava presente na rotina pessoal e empresarial. Contudo, nos dias de hoje, formas de firma eletrônica, como a assinatura digital, permitem tornar essa execução mais simples e rápida.
Espaço para armazenar os documentos
Um espaço para guardar os documentos é essencial quando a gestão documental é feita a partir da impressão e assinatura de documentos físicos.
O tamanho desse local varia de acordo com a quantidade de papéis que requer apenas um armário e aqueles que precisam de uma sala inteira para serem armazenados.
Por outro lado, quando a GED é aplicada, todo espaço físico destinado a essa finalidade pode ser dispensado, pois os documentos são guardados na nuvem. Isso é um facilitador na hora de procurar um arquivo, pois fazer uma busca na plataforma digital é mais prático do que vasculhar as gavetas dos armários.
Quais são os benefícios da gestão eletrônica de documentos?
Ainda duvida de que a GED realmente possa ajudar a condução do seu negócio? Então, vejamos agora algumas vantagens que ela pode trazer a você.
Melhor controle das informações
Todas as informações da sua empresa são extremamente valiosas, tanto é que alguns dos seus concorrentes fariam de tudo para ter acesso aos dados da sua empresa. Inclusive, há quem vasculhe o lixo de outras empresas com a finalidade de achar informações sigilosas que possam ser usadas em benefício próprio. Por isso, a recomendação de rasgar todos os papéis antes de jogá-los no lixo é muito válida.
Quando você contrata uma plataforma de gestão de documentos eletrônicos, não apenas o acesso a eles se torna mais fácil, mas também a segurança que as suas informações precisam ter.
Caso a sua organização reúna dados de clientes, funcionários e fornecedores, isso se torna ainda mais importante, pois com a vinda da LGPD, é necessário deixar claras as suas intenções ao coletar tais informações.
Atualização dos documentos
Os documentos pertencentes a uma empresa, de vez em quando, precisam passar por atualizações referentes às condições contratuais, serviços prestados, entre outros pontos.
Quando a gestão tem como base documentos físicos, é necessário redigir e imprimir os novos modelos, além de deixá-los disponíveis aos funcionários, e isso pode representar um risco.
Afinal, imagina se um deles ainda possui uma cópia antiga do contrato e o utiliza para a admissão de um colaborador, parceria com um novo fornecedor ou fechamento de negócio com um cliente. Os termos e condições do documento firmado precisarão ser respeitados, o que pode gerar um problema para a empresa caso estejam desatualizados.
Isso, contudo, não acontece se a gestão documental for feita eletronicamente. A atualização pode ser feita diretamente na plataforma, substituindo automaticamente a versão antiga, para que todos os membros da organização tenham acesso aos mesmos arquivos com seus devidos updates.
Redução de custos
Documentos físicos requerem investimentos em papel, impressão, espaço para armazená-los e cuidados para preservá-los ao longo do tempo. Quando colocamos esses valores na ponta do lápis, percebemos que ocupam uma considerável parte do orçamento da organização.
Por mais que um sistema GED também exija um investimento referente à sua assinatura digital, trata-se de um custo menor do que manter documentos impressos na sua administração.
Como fazer gestão de documentos eletrônicos
Agora que os diferenciais e benefícios da GED foram explicados, vejamos quais são os 3 passos necessários para colocá-la em prática.
1) Explique a importância da GED para a sua equipe
Caso os membros da empresa estejam habituados a usar documentos físicos na gestão do negócio, fazê-los usar documentos eletrônicos pode ser um grande desafio, pois mudanças no ambiente de trabalho são desconfortáveis.
Para que esse desconforto não seja grande, é essencial explicar a todos que a adoção do novo formato de gestão trará melhorias ao modelo vigente. Uma forma efetiva de fazer isso é apontar quais problemas os documentos físicos trazem e como os eletrônicos ajudarão a saná-los.
Por exemplo: se, toda vez que os funcionários precisarem localizar um documento, devem ir até a sala onde eles são armazenados e procurá-los nas gavetas, a GED facilitará essa rotina por permitir encontrá-los com apenas um clique na plataforma.
Assim, além de ficar preparada para a vinda da mudança, sua equipe terá nela grandes expectativas de melhora das tarefas de trabalho.
2) Faça uma lista de tudo que a empresa precisa
Por mais que a ferramenta de GED apresente algumas soluções, ela deve atender às que você tem especificamente na empresa. Por isso, o segundo passo a ser dado é listar quais são eles para conferir se a plataforma irá resolvê-los.
É recomendado reunir o seu time para que todos digam também quais são as maiores dificuldades e desafios no dia a dia operacional a fim de levar esses pontos a quem fornece a solução de GED.
Na maioria dos casos, tais fornecedores possuem representantes comerciais dedicados a falar com você, entender todas as suas dúvidas, e explicar como elas serão sanadas.
3) Solicite o contato de uma empresa especializada
Após listar todos os seus problemas, o último passo é conferir quais são os sistemas de GED disponíveis no mercado. Alguns contam com a possibilidade de contratação online de forma simples e rápida, mas reforçamos a importância de solicitar o contato deles caso tenha perguntas específicas a serem feitas.
A ZapSign é um exemplo disso, pois conta com três tipos de planos que atendem variados tipos de negócios, cuja contratação pode ser feita rapidamente pelo site oficial. Mas, há também a opção de falar com um especialista e até mesmo pedir um plano personalizado para atender às suas necessidades.
Assim, ao seguir esses 3 passos, você saberá como fazer gestão de documentos eletrônicos no seu negócio. Porém, é importante lembrar que, além de ter o software, é preciso aplicá-lo bem na sua nova gestão.
