Como gerenciar a Transformação Digital no home office?

Com o surgimento da pandemia em 2020, a crise sanitária se tornou uma das maiores preocupações das empresas, que para evitar contágio e manter o bem estar da equipe, aderiu a transformação digital no home office.

Para isso tiveram que implantar diversos sistemas, contratar novas ferramentas e adotar novas medidas de gerenciamento dos funcionários, além das reuniões e cronogramas de tarefas diárias, que podem ser estabelecidas junto ao relógio de ponto digital.

E apesar de já ter se passado quase dois anos dessa transformação digital, e de várias empresas trabalharem com outros formatos além do home office, o desafio de administrar uma equipe por home office continua.

O home office já é praticado por 46% das empresas brasileiras, 67% tiveram dificuldades em gerenciar o controle da equipe à distância e em conseguir criar uma consistência da jornada de trabalho.

É por isso que separamos esses principais assuntos, para te direcionar a melhor solução possível. Confira:

• Quais são os novos formatos de trabalho?
• O que é relógio de ponto digital?
• Como escolher a melhor ferramenta para gerenciar o home office?
• O que diz a lei sobre o home office?
• Quais são as vantagens do home office?

Boa leitura!

Quais são os novos formatos de trabalho?

Com a pandemia e a volta das liberações em postos de trabalho, comércio e turismo, as medidas protetivas continuam exigindo uso de máscara, álcool em gel, distanciamento social e placas divisórias entre cada mesa de funcionários.

Mas isso é para as empresas que voltaram a adotar o trabalho presencial seguindo as normas do “novo normal” e em contrapartida, existe a junção do presencial com o home office que é o trabalho híbrido.

O trabalho híbrido consiste em o colaborador trabalhar alguns dias presencialmente e outros dias em casa, o que costuma ser 3 no escritório e 2 em casa. É um acordo encontrado pelas empresas que não querem continuar 100% no online.

Porém ultimamente, os colaboradores demonstram mais resistência em retornar ao trabalho 100% presencial, as empresas que não adotam o híbrido passam a oferecer mais benefícios para manter a equipe fisicamente e assim ter mais controle de gerenciamento.

Na verdade, nem todas as empresas possuem uma estrutura e conhecimento de ferramentas práticas, para adotarem o sistema home office, por ter dificuldades em gerenciar este acompanhamento.

O que é relógio de ponto digital?

É o sistema que registra a jornada de trabalho dos funcionários, os horários de entrada e saída, assim é possível saber as ausências e faltas, saída de férias, entrada de novos colaboradores e também as rescisões.

Pode ser registrado através de um leitor óptico que faz a leitura de um QR Code ou código de barras do cartão de ponto, que também pode servir como crachá ou através da biometria que é o uso de digitais.

Evitando o antigo processo de detalhar tudo manualmente, facilitando para o colaborador registrar seus horários e principalmente para o RH realizar acompanhamentos e monitorar as entregas das jornadas de trabalho.

Como escolher a melhor ferramenta para gerenciar o home office?

As ferramentas digitais de gerenciamento  precisam atender às necessidades do dia a dia da sua empresa, para manter a organização e acompanhamento constantes.

Separamos os principais pontos que devem analisar antes da contratação:

Disponibilizar acesso digital

Para que os dados possam ser acessados de qualquer aparelho independente de horário ou local, os colaboradores e gestores podem possuir acessos com login e senha ou ouros mecanismos de usuários.

Disponibilizar armazenamento em nuvem

Com criptografia, segurança e amplitude de armazenamento, os softwares em nuvem garantem uma proteção de dados de maneira totalmente virtual.

Pode ser acessada a qualquer momento, além de permitir a criação e compartilhamento de documentos, sem a necessidade de fazer várias versões e enviar uma por uma para a equipe.

Ter função para delegação de tarefas

Auxiliar na gestão e acompanhamento de tarefas do home office, em que pode ser coloca todas as ações que serão feitas, quais são os responsáveis, os prazos e  o andamento para a entrega.

Interfaces diferentes para gestor e colaborador

O gestor precisa ter um acesso diferente na plataforma, para poder supervisionar a jornada de trabalho de cada colaborador, a relação dos horários cumpridos, gerar relatórios e fazer outros tipos de gerenciamento como de projetos e financeiros.

Já o colaborador precisa acessar apenas a própria jornada de trabalho, para se organizar referente às suas tarefas e tempo de execução.

Envio de documentos

As trocas de documentos e assinaturas, também receberam uma transformação digital pois já podem ser aceitas as assinaturas eletrônicas de maneira autenticada. Para não precisar ter deslocamentos apenas para assinarem.

Desta maneira, podem ser fechados contratos com pessoas do país todo e até mesmo do exterior, algo que somente a internet cria de possibilidades.

A plataforma precisa ter orientações de como realizar a assinatura a cada envio, ter uma organização dos emails e ordem de assinaturas e o final gerar  documento com todas as lacunas preenchidas.

Ambiente virtual

Funciona como uma espécie de intranet, em que os colaboradores podem acessar par publicar avisos, depoimentos ou se comunicar com o restante da equipe e até mesmo com outros setores.

Pode acompanhar a gestão de tempo e entregas, mas também encontrar arquivos da determinada área, além de ser uma plataforma que proporciona mais interação e momentos de descontração da equipe.

Plataforma de telecomunicação

Em casos de call center ou de equipes que precisam se comunicar com os clientes, e até fazerem ligações entre si. Podem utilizar um sistema que ao cadastrar um ramal de cada usuário funciona como um telefone comum.

As chamadas são direcionadas a cada número, com a possibilidade de fazer as chamadas em grupo ou por vídeo, e também a gravação ou compartilhamento de telas.

Vale lembrar que pode encontrar mais de uma dessas funções em apenas uma ferramenta, por isso é importante analisar o que é indispensável para ser contratado e quais serviços são oferecidos em cada plataforma.

O que diz a lei sobre o home office?

Não há uma padronização da lei com a definição de trabalho em casa, mas a uma definição sobre trabalhos realizados a distâncias e de teletrabalhos, que são considerados todas as atividades feita fora do presencial e que utilizem ferramentas digitais.

De acordo com o artigo 75-B da Lei 13.467, consolida que :

Considera-se teletrabalho a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo.

Parágrafo único. O comparecimento às dependências do empregador para a realização de atividades específicas que exijam a presença do empregado no estabelecimento não descaracteriza o regime de teletrabalho.

Apesar disso deve a ver um registro em forma de contrato assinado pela duas abertas, detalhando os trabalhos realizados, o tempo de contratação, se permanece CLT ou se é atuante de regime PJ. Assim como no Art. 75-C

‘Art. 75-C. A prestação de serviços na modalidade de teletrabalho deverá constar expressamente do contrato individual de trabalho, que especificará as atividades que serão realizadas pelo empregado.

• 1º Poderá ser realizada a alteração entre regime presencial e de teletrabalho desde que haja mútuo acordo entre as partes, registrado em aditivo contratual.
• 2º Poderá ser realizada a alteração do regime de teletrabalho para o presencial por determinação do empregador, garantido prazo de transição mínimo de quinze dias, com correspondente registro em aditivo contratual.’

Também pode haver alteração do home office para o trabalho presencial ou híbrido, o empregador precisa notificar o funcionário, ambos concordarem com a alteração e assim o colaborador passará pelos dias de transição.

A transição nada mais é que, um processo de integração para preparar o colaborador da mudança de home office para a atuação em equipe no presencial.

Quais são as vantagens do home office?

Trabalhar de casa tem as suas vantagens, não só para os colaboradores que podem atuar sem enfrentar trânsito e transporte público lotado. passar mais tempo com a família.

Como também tem vantagens para o empregador, que são:

• Não precisa fornecer vale transporte;
• Pode oferecer uma ajuda de custo em um valor mínimo, para contribuir com internet e luz do colaborador;
• Economia de recursos materiais;
• Economia de aluguel em escritórios e gastos para mantê-lo;
• Aumento da produtividade;
• Gerar mais autonomia aos funcionários. 

Sem dúvidas a principal vantagem é a de conseguir se conectar com todos os colaboradores, passar as tarefas e ir acompanhando o que estão fazendo e ter menos gastos referente ao presencial.