Aprenda a otimizar seu tempo com a gestão de produtividade

Em seu trabalho, você provavelmente já se deparou com momentos em que existiam diversas tarefas a serem executadas em um curto período. Ou até mesmo situações em que acabou procrastinando e se desesperou porque não havia mais prazo. Diante disso, muitas vezes surge aquela sensação de exaustão por ter trabalho tanto e não ter conseguido finalizar nada. 

Nesses e em outros casos, é imprescindível aprender a otimizar seu tempo através da gestão de produtividade, tornando o dia a dia muito mais eficiente. Esse tipo de organização também resulta em mais tempo livre para executar atividades interessantes que podem agregar em sua vida. 

Aprenda abaixo um pouco mais sobre o assunto e confira algumas técnicas que trarão mais organização e bem-estar para a sua rotina, impulsionando seus resultados. 

Você sabe como otimizar seu tempo? 

O conceito se trata de utilizá-lo a seu favor e de forma altamente consciente, com o objetivo de aumentar seu rendimento, melhorar a execução de tarefas e ainda reduzir o estresse causado por possíveis atrasos. Com isso, você passa a controlar melhor sua rotina e executa suas demandas de uma forma muito mais positiva.  Mas como alcançar tudo isso?

Uma grande aliada é a gestão de produtividade.

Afinal, o que é gestão de produtividade? 

Gestão de produtividade envolve diversas técnicas que resultam em maior motivação no trabalho, o que consequentemente reduz o tempo gasto e gera melhores resultados.

Isso porque a tática, geralmente aplicada no ambiente empresarial, visa acompanhar cada etapa dos processos de trabalho, fornecendo alternativas certeiras para a execução de cada demanda e motivando os funcionários através do cumprimento das suas tarefas de maneira eficiente e muito mais saudável.

Apesar de ser vista mais comumente em empresas, a gestão de produtividade também pode ser aplicada por aqueles que trabalham de maneira independente, otimizando seus comportamentos em prol do cumprimento dos objetivos. 

Em suma, a aplicação de tais técnicas é crucial para trabalhar com mais organização e qualidade, chegando a resultados muito mais satisfatórios e ainda auxiliando na saúde mental de quem as adota.

 Como aplicar a gestão de produtividade em sua rotina 

Depois de conhecer o conceito, é importante estar por dentro das técnicas para aplicação em sua rotina, otimizando suas tarefas. Confira a seguir algumas maneiras de trazer mais eficiência para seu fluxo de trabalho: 

Organize a rotina e tire as pendências da cabeça

Para começar, é indispensável planejar a rotina. Ter consciência de todas as tarefas a serem executadas diariamente é o primeiro passo para organizá-las e realizar uma distribuição correta do que deve ser feito. 

Faça a definição das metas 

Onde você pretende chegar? Em qual período de tempo? Esse é o momento de definir tudo para que os resultados sejam mais certeiros. Não adianta trabalhar duro sem ter consciência de onde se quer ir.

Além de definir isso, também é uma boa opção estipular metas semanas e mensais, “quebrando” o fluxo de trabalho em porções menores. 

Crie estímulos para cada objetivo alcançado  

Uma boa opção é criar premiações ou outras gratificações para cada objetivo alcançado, gerando maior estímulo. O que importa nessa etapa é ter mais uma fonte de motivação para trabalhar com esforço e dedicação.

Esvazie a mente

Procure colocar todas as pendências em uma folha de papel, agenda ou bloco de notas eletrônico, evitando perder tempo lembrando delas. Mantê-las na mente pode gerar exaustão e ocupar uma parte do cérebro que poderia ser usada se outras maneiras. Pense na pendência quando for o momento de executá-la em sua lista de prioridades!

Gerencie cada demanda 

Em um fluxo de trabalho saudável, é inviável começar diversas tarefas de uma vez e acabar deixando todas sem uma finalização. Uma boa alternativa, é definir a prioridade de cada uma, o que possibilita começar a trabalhar as mais urgentes primeiro. 

Além disso, existe um sistema chamado “Sistema ABC de Prioridades” que pode auxiliar muito nessa etapa. A letra “A” diz respeito àquela tarefa que deve ser realizada com urgência, pois seu status é mais crítico. 

A letra “B” se trata de tarefas que também possuem importância, mas que estão com um prazo um pouco maior para serem executadas. Já a letra “C” fala de algo pendente mas sem muita urgência. Com isso, nada importante fica para trás!

Defina níveis de dificuldades para as tarefas 

Não dá para deixar para os momentos finais uma tarefa que precisaria de muita atenção e de um longo período para ser executada.

Por isso, também é interessante sinalizar os níveis de dificuldade de cada demanda antes de começar o trabalho, dando prioridade para aquilo que pode levar mais tempo para ser executado.

Aposte em ferramentas para organizar a rotina 

Apostar em ferramentas para organizar a rotina também é um ponto ideal para alcançar bons resultados. A tecnologia, embora possa gerar distrações, é uma excelente aliada para isso. Invista em bons softwares de gestão, por exemplo. 

Aplicando essas técnicas, o trabalho rende muito mais e gera resultados altamente satisfatórios. Vale ressaltar que, com esse tipo de organização, as tarefas são executadas com maior foco e sobra muito mais tempo para outras atividades. 

Afinal, a gestão de produtividade caminha ao lado de uma boa relação com os ponteiros do relógio. Com isso, é possível ter liberdade para executar outras tarefas, como fazer cursos ou ganhar dinheiro na internet.

O que pode atrapalhar minha gestão de produtividade? 

Agora que você conhece as técnicas ideais para gerenciar sua produtividade e otimizar seu tempo no trabalho, é importante conhecer também aquilo que pode atrapalhar seu rendimento e que você deve evitar na rotina se quer alcançar os melhores resultados, evitando desperdícios. Confira:

Controle as distrações 

Em um mundo tão tecnológico, é muito simples se distrair das tarefas, certo? São mensagens instantâneas chegando o tempo todo e conteúdos diversos surgindo incessantemente. Sem contar as distrações do mundo real e da mente. 

Por isso, também é necessário diminuir tais inconvenientes para alcançar um melhor fluxo de trabalho. Existem alternativas bem simples, como colocar o celular em ‘modo avião’ e definir períodos de tempo em que você poderá checar mensagens e e-mails. Também é uma boa opção avisar os colegas/familiares que naquele momento você está tentando se concentrar no trabalho.

Fuja da procrastinação 

Evite adiar suas tarefas, começar e parar na metade ou qualquer ação que prejudique o andamento daquilo que você precisa fazer. Mantenha o foco para começar e terminar o seu trabalho no tempo necessário!

Organize tudo que puder 

A organização é essencial para uma rotina de trabalho eficiente com a prática da gestão de produtividade. Crie um ambiente adequado com tudo aquilo que você precisa, o que com certeza vai tornar a rotina mais fácil. 

 Saiba medir o fluxo de trabalho 

É normal que em certas fases o trabalho aumente, o que pode ser resolvido com uma boa gestão de tempo e produtividade.

Porém, ter tarefas em excesso não é normal e pode ser nocivo para uma rotina saudável e organizada, por isso é importante saber medir o fluxo e compreender o momento de dizer “não”. Além de ser mais saudável, isso evita bagunças em seu planejamento. 

Diante do que fora exposto podemos enumerar aspectos da gestão que interferem na qualidade e produtividade das pessoas no ambiente de trabalho:

1. Ausência de planejamento de atividades diárias;
2. Excesso de atividades, executadas sem organização;
3. Procrastinação;
4. Controle emocional deficiente;
5. Fluxo de trabalho sem controles;
6. Metas e objetivos não definidos.

Siga essas dicas e lembre-se que otimizar seu tempo através da gestão de produtividade não é algo complexo! Basta organizar sua rotina e focar nos melhores resultados, mudando alguns hábitos que podem atrapalhar seu desempenho. 

Com isso você pode ir muito mais longe, cumprindo suas metas de forma saudável e ainda aproveitando o tempo que sobra para focar em outras demandas importantes. 

Ademais, tenha a clareza que a integração de todos os conceitos que apresentamos vai ao encontro de um ambiente com sinergia para que você alcance mais resultados, e, por conseguinte, consiga uma maior geração de lucros.

Bom trabalho!