Como Fazer a Gestão de uma Clínica Odontológica?

Hoje, muitos profissionais optam por abrir seu próprio consultório ou até uma clínica, só que alguns acabam se esquecendo de um dos principais pontos: a gestão do consultório.

É claro que para muitos pode ser um desafio, principalmente para quem está saindo da faculdade, por não terem nenhuma noção de empreendimento.

Muitas vezes, vemos consultórios com toda a infraestrutura, mas que por falta de uma boa gestão, acabam não fidelizando clientes, tendo custos altos…

Portanto, se você está pensando em abrir ou até já tem seu próprio consultório, separamos aqui dicas super úteis para ajudar a fazer uma excelente gestão.

Qual é a importância da gestão?

Em primeiro lugar, para qualquer tipo de negócio, e isso vale também para uma clínica odontológica, é necessário ter conhecimentos, vamos dizer assim, básicos sobre administração.

E fazer uma boa gestão é o que garante que o consultório continue funcionando, e melhor, sem causar prejuízo.

Por exemplo, existem algumas situações que você terá que lidar no seu dia a dia, como uma menor procura de clientes, sendo preciso tomar ações estratégicas para captar novos pacientes.

Enfim, a gestão de um consultório odontológico envolve desde o atendimento na recepção até a análise dos resultados, sendo essencial para o crescimento da sua clínica e promover o melhor atendimento para o paciente.

E como fazer uma boa gestão?

Dicas de como fazer a gestão de uma clínica odontológica

Para garantir uma gestão eficaz do seu negócio, é necessário levar em conta uma série de fatores, e com essas dicas, com certeza, sua clínica odontológica será um sucesso:

Planejamento

O principal objetivo do planejamento é para definir as ações que você vai colocar em prática.

E a primeira coisa a fazer é elaborar um plano de negócio, onde você vai:

• Analisar como está o mercado;
• O que outros dentistas estão fazendo;
• Se existe demanda;
• Quais as necessidades do seu público-alvo;
• Fornecedores;
• Qual o valor que pretende investir, considerando custos com aluguel, compra de equipamentos, marketing, etc.

Também é essencial, com base nos seus potenciais pacientes, pensar em o que você pode oferecer de diferencial, e assim, vão optar pela sua clínica e não a de outro profissional.

Outro ponto é definir seus objetivos, de curto, médio e longo prazo. Por exemplo, como você vê sua clínica daqui a 1 ano? 2 anos? Quanto pretende faturar?

Com isso em mãos, suas estratégias serão mais direcionadas para alcançar cada uma das metas traçadas.

Como fazer o Gestão financeira da sua Clínica Odontológica?

Quando se trata de gestão financeira, vai muito além de um simples controle de fluxo de caixa.

Confira, a seguir, os pontos que deve levar em conta:

1.Separar suas contas pessoais das contas do consultório

Esse é um dos erros mais comuns, especialmente entre os profissionais que estão começando.

Afinal, se a clínica é minha, o “bolo” é o mesmo, e isso não significa fazer uma boa gestão financeira.

Abra uma conta específica para o consultório e defina uma retirada mensal, e nunca misture as contas.

Por exemplo, pagar uma conta de luz da sua casa com a conta da empresa.

2.Registro de despesas e receitas

É fundamental saber de onde e para onde vai o seu dinheiro.

Hoje em dia, existem planilhas prontas onde é possível fazer todo esse registro, o que facilita muito o trabalho, ao mesmo tempo que diminui os erros e cálculos.

Existem também softwares para clínicas odontológicas, que permitem a automatização de todos os processos.

3.Fazer uma previsão financeira

A importância de fazer uma previsão financeira é para que você não seja pego de surpresa quando houver um imprevisto.

Além disso, você pode pensar qual é o setor da sua clínica que precisa ser melhorado, e portanto, investir nessa área.

4.Focar no atendimento

Um dos seus principais focos deve ser prestar o melhor atendimento ao seu paciente, pois assim, aumenta a chance dele querer voltar, e melhor, te indicar para outras pessoas.

Por isso que é importante conhecer o perfil do seu público-alvo, suas necessidades, os problemas que querem resolver, desejos.

Dessa forma, você se aproxima do seu paciente, e já começa a criar uma relação de confiança, que é crucial em um consultório dentário.

Quando falamos em atendimento, não se limita apenas à experiência que ele tem ao entrar na sua clínica, mas também outros canais de contato.

De repente, enviar um WhatsApp mandando uma mensagem no aniversário, lembrando o dia da consulta ou mesmo para saber como o seu paciente está após ter feito um procedimento.

5.Avaliar a satisfação de seus pacientes

Hoje, existem várias métricas disponíveis para a avaliar a satisfação de seus pacientes, e por que vale a pena?

Porque você vai ter acesso ao que está funcionando e ao que não está, e pensar em estratégias para melhorar.

O ideal é que essas pesquisas sejam feitas regularmente, a fim de que você possa agir, se necessário.

6.Uma equipe treinada

Não tem nada pior do que chegar em um consultório e ser recebido por uma secretária de mau humor e despreparada.

Tenha em mente que a secretária é o primeiro contato que o paciente tem com a sua clínica, seja presencialmente ou por telefone.

Além disso, deve ser uma pessoa organizada, a fim de manter sua agenda em dia, fazer as marcações, anotar recados.

Aqui vale também para a sua assistente, que precisa ter os conhecimentos sobre instrumentos, equipamentos e procedimentos.

Isso agiliza muito o atendimento, pois seu auxiliar já sabe tudo o que precisa fazer.

7.Investir em marketing digital

Atualmente, investir em marketing digital é a chave para atrair clientes para o seu consultório, afinal, as pessoas estão cada vez mais conectadas.

O primeiro passo é elaborar um site bem estruturado, de forma que o visitante encontre o que procura facilmente, até mesmo pelo celular.

Dedique um tempo para escrever conteúdos de qualidade, de forma a fazer com que seu paciente queira saber mais sobre o seu trabalho.

E como já falamos, conhecendo a sua audiência, pense em oferecer um conteúdo para que seu público tenha a sensação que foi feito exclusivamente para ele.

Ou seja, um conteúdo que agregue valor.

Também vale criar um perfil nas redes sociais, que funcionaria como um portfólio dos serviços que oferece.

E para criar um maior engajamento, procure responder todas as perguntas e comentários. Isso mostra que você se preocupa com seu cliente.

Apenas lembre-se de seguir as normas estabelecidas pelo Conselho Federal de Odontologia. Por exemplo, não divulgar preços, fotos de antes e depois, e nenhum conteúdo sem comprovação científica.

8.Use a tecnologia a seu favor

Você encontra vários softwares para otimizar todo o processo de gestão de clínicas odontológicas.

São ferramentas que auxiliam desde o controle financeiro, passando pelo atendimento, até para o dia a dia.

Por exemplo, aplicativos que simulam técnicas de procedimentos, armazenamento de exames e documentos, apenas para citar alguns.

Portanto, preste atenção a cada uma dessas dicas, pois todas são fundamentais para uma boa gestão de uma clínica odontológica.

Tenha em mente que todas essas etapas estão correlacionadas umas com as outras, e quando colocadas em prática da maneira certa, é a garantia do sucesso do seu consultório!